デスクトップがアイコンで埋まり、「最終_修正版_これ.xlsx」が並ぶ。よくある状態ですが、探す時間は1日数分でも年間では数時間になります。凝った仕組みは続かないので、守れる最小限のルールだけを決めます。
フォルダは浅く、階層は3つまで
細かく分けるほど「どこに入れたか」を忘れます。おすすめは「仕事」「プライベート」「一時」程度の第1階層に、案件名や年度の第2階層、必要なら第3階層まで。それ以上深くしないと決めてしまうと、迷う時間がなくなります。分類に悩んだファイルはとりあえず年度フォルダに放り込み、検索で拾う前提にしてよいです。
ファイル名は「日付_内容_版」の順
先頭を 20260802 のような8桁の日付にすると、名前順で自動的に時系列になります。次に内容、最後に版数。20260802_見積書_v2.xlsx のような形です。「最終」「確定」は使わないこと。必ずそのあとに修正が入ります。版数は v1, v2 と数字で増やすだけにします。
デスクトップは作業台であって置き場ではない
デスクトップに置いていいのは「今日触るもの」だけ、と決めます。金曜の終業前に5分だけ、デスクトップのファイルを所定のフォルダへ移すか削除する時間を取る。これを習慣にするだけで、常にすっきりした状態を保てます。週に一度なら続けられます。
「一時」フォルダと年1回の見直し
判断に迷うものは _一時 フォルダへ入れ、年に1回だけ中身を確認して、1年触っていないものはまとめて削除します。捨てる勇気が出ない場合は、外付けドライブへ移してパソコンからは消す。判断を先送りにする仕組みを用意しておくと、整理が止まりません。外付けSSD・HDDの選び方が参考になります。
探すより「検索する」前提にする
Windowsはエクスプローラー右上の検索欄、Macはコマンド＋スペースのSpotlightで、ファイル名だけでなく中身の文字も検索できます。つまり、完璧に分類するよりも「後で思い出せる単語をファイル名に入れておく」ほうが効率的です。取引先名や案件名を必ず含めるようにしてください。
まとめ
階層は3つまで、名前は日付から、デスクトップは週1で空にする、迷ったら一時フォルダ。ルールは4つで十分です。整理と同時に、データのバックアップも仕組みとして用意しておくと安心度が変わります。
